Functies Office 365

Microsoft Office 365 is een groot pakket aan programma’s die op hun beurt weer een groot assortiment aan functies verlenen. Geen wonder dat er dan ook langdurige cursussen in het gebruik van Excel, Word en PowerPoint zijn. Daarbij worden de applicaties continu bijgewerkt, waardoor het bijna niet meer bij te houden is wat er allemaal aan functionaliteiten is bijgekomen. Daarom hebben wij hier even een kort overzicht gemaakt van nieuwe functies van Office 365 die wij het handigst vinden:

1: Samenwerken in Word

Aangezien Office 365 gebruik maakt van OneDrive om documenten op te slaan, kunnen verschillende collega’s in dezelfde documenten kijken. Sterker nog: Je collega’s en jij kunnen tegelijk aan hetzelfde document werken. Ben je het ergens niet helemaal mee eens? Met een druk op de knop belanden jij en de collega’s die aan het document werken in groepsgesprek op Skype om het even door te praten.

2: PDF Converter

Hoewel pdf-bestanden handig kunnen zijn om de indeling van een tekst te bewaren, kan het soms onhandig zijn om ze te ontvangen. Het standaard pdf-formaat laat zich namelijk niet gemakkelijk aanpassen. Natuurlijk kun je één van de vele gratis converters online gebruiken met alle spam van dien, maar gelukkig kun je met de laatste versie van Word ook simpel pdf-bestanden naar Word omzetten en andersom. Handig!

3: De PowerPoint laser pointer:

Wil je een presentatie gaan geven maar ben je je laserpointer vergeten? Geen probleem met PowerPoint. Verander het pijltje van je muis in een rode punt waarmee je gemakkelijk alles in je presentatie kunt aanwijzen.

4: E-mail templates

Met Outlook 365 kun je nu gemakkelijk templates opslaan, zodat je niet meer iedere keer e-mails volledig hoeft uit te schrijven. Vooral als je vaak e-mails met hetzelfde soort bericht moet typen, is het handig om een template te maken. Schrijf voor jezelf een template en sla hem op als template door op Save as -> Outlook Template te klikken. Zo kun je het tamplate gemakkelijk terug vinden voor de volgende keer. Als je niet zelf een locatie hebt gekozen om het template op te slaan, kun je hem meestal terugvinden in: c:usersusernameappdataroamingmicrosofttemplates

5: Docusign

De integratie van Docusign in Office 365 betekent dat Pdf’s gemakkelijk ondertekend kunnen worden met een elektronische handtekening, zodat je niet meer papieren hoeft uit te printen om ze vervolgens weer in te scannen of met de post moet versturen.

6: Remote Wipe

Hoewel het handig is dat je overal bij je bestanden kan in Office 365, is dit natuurlijk wel een beveiligingsrisico als je telefoon verloren gaat of gestolen wordt. Mocht dit gebeuren, ga dan naar Outlook en klik op het tandwiel. Selecteer het apparaat en je krijgt de keuze alle Officebestanden op afstand van je telefoon te verwijderen, zodat niemand er meer bij kan.

7: Teams

Een erg gemakkelijke manier om communicaties met je team overzichtelijk te houden, is gebruik van Microsoft Teams, waarmee je gesprekken kunt voeren, activiteiten bijhouden en bestanden die relevant zijn voor een team of project kunt opslaan. Zo zijn jij en je team altijd op alles voorbereid.

Op zoek naar meer tips? Kijk eens verder op ons blog